Les présentes Conditions Générales d'Achats (ci-après « CGA ») régissent l'ensemble des relations commerciales entre UpTimize SRL (ci-après « l'Acheteur ») et tout fournisseur de biens ou de services (ci-après « le Fournisseur ») dans le cadre de l'activité d'organisation d'événements d'UpTimize SRL.
Les présentes CGA s'appliquent à toute commande passée par l'Acheteur, quelle que soit sa forme : bon de commande signé, devis contresigné, confirmation par email ou tout autre support écrit émanant d'UpTimize SRL.
En l'absence de bon de commande formel, les conditions générales de vente du Fournisseur s'appliquent pour les points non expressément couverts par les présentes CGA. En cas de contradiction entre les CGA et les conditions du Fournisseur, les présentes CGA prévalent sur les points qu'elles traitent. Toute dérogation aux présentes CGA doit faire l'objet d'un accord écrit et signé par les deux parties.
Une commande est réputée ferme dès lors qu'UpTimize SRL a communiqué son accord par écrit. Seuls les représentants habilités d'UpTimize SRL peuvent engager la société par voie de commande.
Le Fournisseur est tenu d'accuser réception de la commande dans les 48 heures ouvrables. L'absence de réponse dans ce délai emporte acceptation de la commande dans les termes communiqués par l'Acheteur.
Toute prestation, fourniture ou engagement de dépense excédant le périmètre de la commande initiale doit faire l'objet d'une validation écrite préalable d'UpTimize SRL. À défaut, l'Acheteur n'est pas tenu de prendre en charge les montants correspondants.
Les prix convenus sont fermes, définitifs et non révisables pour la durée de la commande, sauf accord écrit préalable d'UpTimize SRL. Aucune augmentation tarifaire unilatérale en cours d'exécution ne sera acceptée.
Les factures doivent être adressées à : UpTimize SRL — Route de la Bruyère 51, 5310 Upigny — TVA BE 0762 925 685, par email à info@uptimize-event.be. Chaque facture doit obligatoirement mentionner : la référence de la commande ou du devis accepté, la description précise des prestations réalisées, le montant hors TVA, la TVA applicable et le numéro de TVA du Fournisseur.
Toute facture ne répondant pas à ces exigences sera retournée au Fournisseur sans traitement. Le délai de paiement ne commence à courir qu'à compter de la réception d'une facture conforme.
Les factures conformes sont réglées dans un délai de 30 jours calendrier à compter de leur réception, conformément à la loi belge du 2 août 2002 relative à la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales.
Le paiement s'effectue par virement bancaire sur le compte IBAN communiqué par le Fournisseur. UpTimize SRL ne procède pas aux règlements par chèque, espèces ou tout autre moyen non traçable.
En cas de contestation partielle d'une facture, l'Acheteur règle la partie non contestée dans les délais convenus et notifie par écrit au Fournisseur les motifs de la contestation portant sur la partie litigieuse. Le délai de paiement de la partie contestée est suspendu jusqu'à résolution du différend.
Aucun intérêt de retard ne peut être réclamé par le Fournisseur sans mise en demeure préalable adressée par courrier recommandé à UpTimize SRL, restée sans effet pendant 15 jours calendrier.
Le Fournisseur s'engage à exécuter les prestations commandées conformément aux spécifications convenues, dans les délais fixés, et avec les moyens humains et matériels nécessaires à une exécution professionnelle.
Tout risque de retard ou de non-conformité doit être signalé à UpTimize SRL par écrit dès que le Fournisseur en a connaissance. Le défaut de signalement préalable prive le Fournisseur de tout recours en cas de pénalités liées audit retard.
En cas de non-conformité avérée, UpTimize SRL se réserve le droit, à son choix exclusif : de demander la correction ou le remplacement de la prestation dans un délai qu'elle fixe, d'accepter la prestation avec application d'une réfaction de prix proportionnelle au préjudice subi, ou de résilier la commande aux torts du Fournisseur sans indemnité.
La réception sans réserve d'une prestation ne vaut pas renonciation aux recours pour des défauts non apparents au moment de la réception.
En cas d'annulation de commande par UpTimize SRL, les conditions d'annulation prévues au devis ou aux CGV du Fournisseur s'appliquent. UpTimize SRL notifie toute annulation par écrit dans les meilleurs délais.
Constituent des cas de force majeure exonérant UpTimize SRL de toute responsabilité envers le Fournisseur : les catastrophes naturelles, épidémies, guerres, décisions administratives ou gouvernementales, annulation de l'événement par le client final pour cause indépendante de la volonté d'UpTimize SRL, ou tout autre événement imprévisible, irrésistible et extérieur aux parties.
En cas de force majeure, UpTimize SRL est exonérée de toute obligation de paiement pour les prestations non encore réalisées. Pour les prestations partiellement réalisées, seule la quote-part correspondant aux travaux effectivement accomplis et documentés par le Fournisseur peut être facturée.
Le Fournisseur est tenu de traiter comme strictement confidentielles toutes les informations communiquées par UpTimize SRL dans le cadre de la commande : identité et coordonnées du client final, nature et thématique de l'événement, liste des participants, données budgétaires, informations commerciales et stratégiques.
Cette obligation s'applique pendant toute la durée de la relation commerciale et pendant une période de 5 ans après la fin de la dernière prestation. Elle survit à la résiliation ou à l'expiration du contrat.
Le Fournisseur s'interdit formellement, sans autorisation écrite préalable d'UpTimize SRL : de citer UpTimize SRL ou son client comme référence commerciale, de diffuser des photos, vidéos ou tout autre contenu relatif à l'événement, de partager avec des tiers les informations reçues dans le cadre de la commande.
Toute violation de cette obligation de confidentialité engage la responsabilité du Fournisseur et l'expose à une demande de dommages et intérêts, sans préjudice de toute autre voie de recours.
Lorsque le Fournisseur est amené à traiter des données à caractère personnel pour le compte d'UpTimize SRL, il agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 4(8) du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD).
Dans ce cadre, le Fournisseur s'engage à : ne traiter les données qu'aux seules fins de l'exécution des prestations commandées et sur instruction documentée d'UpTimize SRL, mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données, ne pas recruter de sous-traitants ultérieurs sans autorisation écrite préalable d'UpTimize SRL, notifier sans délai injustifié toute violation de données à caractère personnel, supprimer ou restituer intégralement les données à l'issue de la prestation.
Si le volume ou la sensibilité des données traitées le justifie, un accord de traitement des données (DPA) distinct sera conclu. Le refus du Fournisseur de signer un tel accord confère à UpTimize SRL le droit de résilier la commande sans indemnité.
Le Fournisseur et ses collaborateurs intervenant sur les événements organisés par UpTimize SRL s'engagent à respecter les règles de conduite professionnelle en vigueur sur le site, ainsi que les instructions d'UpTimize SRL et du client final relatives à la sécurité, à l'organisation et au protocole de l'événement.
Le Fournisseur s'engage à respecter la législation sociale belge applicable à l'ensemble de ses collaborateurs intervenant dans le cadre de la commande, et à produire sur simple demande d'UpTimize SRL toute attestation justifiant du respect de ces obligations (ONSS, statut des travailleurs, etc.).
En cas de manquement grave constaté par UpTimize SRL — comportement portant atteinte à l'intégrité des participants, non-respect des règles de sécurité, ou infraction à la réglementation applicable — UpTimize SRL se réserve le droit d'exclure immédiatement le collaborateur concerné du site et, selon la gravité, de résilier la commande aux torts du Fournisseur, sans indemnité.
Le Fournisseur est tenu de disposer, pour toute la durée d'exécution de la commande, des couvertures d'assurance professionnelle adéquates couvrant notamment : la responsabilité civile professionnelle, la responsabilité civile d'exploitation, et toute assurance sectorielle obligatoire liée à son activité.
UpTimize SRL peut exiger, à tout moment et sans délai, la production des attestations d'assurance correspondantes. Le défaut de production dans les 5 jours ouvrables suivant la demande confère à UpTimize SRL le droit de suspendre ou de résilier la commande sans indemnité.
La responsabilité d'UpTimize SRL envers le Fournisseur, pour quelque cause que ce soit, est strictement limitée au montant hors TVA des sommes effectivement dues au titre de la commande concernée.
UpTimize SRL ne peut en aucun cas être tenue responsable des préjudices indirects subis par le Fournisseur, notamment : la perte de chiffre d'affaires ou de marge, le manque à gagner, le préjudice commercial, la perte de clientèle ou d'opportunités, ou tout préjudice résultant de l'activité ou des décisions du client final d'UpTimize SRL.
UpTimize SRL ne peut être tenue responsable des dommages causés par le Fournisseur à des tiers dans le cadre de l'exécution de la commande. Le Fournisseur en répond seul et directement.
Les présentes CGA sont régies exclusivement par le droit belge. En cas de litige relatif à leur interprétation, leur exécution ou leur résiliation, les parties s'engagent à tenter de résoudre le différend à l'amiable dans un délai de 30 jours à compter de la notification du litige par la partie la plus diligente.
À défaut de résolution amiable dans ce délai, le litige sera soumis à la compétence exclusive des Tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Namur (Belgique), y compris pour les procédures en référé et les mesures provisoires.
La nullité éventuelle d'une clause des présentes CGA n'affecte pas la validité des autres clauses, qui restent pleinement applicables.
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